DHPG: GoBD - Neue Regeln für die Buchführung

20.02.2015

· Finanzverwaltung verschärft Regelungen für das betriebliche Rechnungswesen - insbesondere dort, wo Software und IT-Systeme eingesetzt werden

· Daraus resultieren eine Reihe von Aufgaben für alle Unternehmen

· Erste Fristen Ende Februar 2015 sind zu beachten

Bonn, 19. Februar 2015 – In den ersten Wochen dieses Jahres haben Unternehmen zahlreiche Gesetzesänderungen und neue Vorschriften zu beachten. Hierzu gehören auch die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (GoBD). Mit Erlass vom 14. November 2014 hat die Finanzverwaltung die Grundsätze zur ordnungsgemäßen Buchführung und zur Aufbewahrung von steuerrelevanten Daten dem aktuellen Stand der Technik angepasst.

Ganz konkret hat die Finanzverwaltung die Anforderungen an das betriebliche Rechnungswesen verschärft, insbesondere wenn IT-Systeme eingesetzt werden. U.a. geht es um die

- zeitgerechte Erfassung von Grund(buch)aufzeichnungen,

- Unveränderbarkeit von Buchungen und Aufzeichnungen,

- Aufbewahrung von elektronischen Belegen und EDV-Daten,

- notwendige Verfahrensdokumentation digitaler Abläufe.

Die neuen GoBD betreffen nicht nur große, sondern alle Unternehmen - auch kleinere Betriebe und Freiberufler, die eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung erstellen. Bemerkenswert ist auch, dass Vor- und Nebensysteme wie bspw. die Materialwirtschaft oder Zeiterfassungssysteme in die Anforderungen und Fristen bei der Erfassung von Geschäftsvorfällen mit einbezogen werden. Ein Nichtbeachten der neuen Regelung kann bei einer Betriebsprüfung zu erheblichen Problemen führen, im Zweifelsfall eine Schätzung der Besteuerungsgrundlagen zur Folge haben. Erste Fristen für die Finanzbuchhaltung für den Monat Januar 2015 müssen Unternehmen bereits beachten. Nach den GoBD hat eine zeitgerechte Erfassung von Geschäftsvorfällen bis zum Ende des Folgemonats (Februar 2015) zu erfolgen. Deshalb sind Anpassungen in der Buchführung notwendig.

„Viele Unternehmen haben sich bisher noch gar nicht mit den GoBD beschäftigt“, so Thomas Nöthen, Wirtschaftsprüfer/Steuerberater und Partner der DHPG. „Nutzbar machen will die Finanzverwaltung auch außersteuerliche Aufzeichnungspflichten, die sie zu steuerrelevanten Daten oder Nebensystemen erklärt. Betroffen sind dadurch z.B. Apotheker oder Ärzte, um nur einige Branchen mit besonderen gesetzlichen Aufzeichnungen zu nennen.“ Unternehmer sollten jetzt zeitnah handeln. Denn von den Fristen sind unter Umständen auch Unternehmen betroffen, die bislang ihre Buchhaltung oder Aufzeichnungen vierteljährlich oder jährlich erstellt haben oder nur freiwillig Bücher führen.

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