Linz, 19.11.2024. Die Europäischen Aufsichtsbehörden (ESAs) haben eine Verschiebung der Einreichfrist der Informationsregister auf 30. April 2025 bekanntgegeben*. Grund dafür ist u. a. die Verzögerung bei der Finalisierung der technischen Implementierungsstandards (ITS). Den Aufschub dürften viele Finanzunternehmen begrüßen. Besonders der EU-weite „Dry Run“ – der Testlauf zur Erstellung des Informationsregisters – hat gezeigt, wie vielschichtig das Register ist und wie aufwendig sich die manuelle Erstellung und Wartung gestaltet. Mit den richtigen, digitalen Tools können es Finanzunternehmen rechtzeitig schaffen, ihren Berichtspflichten bis zur neuen Frist vollständig und ressourcenschonend nachzukommen.

„Der Versuch, das Informationsregister mittels Microsoft Excel umzusetzen, stellte sich für viele als Irrweg heraus – was auch jene Finanzunternehmen bestätigten, die den Dry Run der ESAs absolvierten“, so Robin Schmeisser, Geschäftsführer der Fabasoft Contracts GmbH. Der Testlauf bot die Gelegenheit, eine erste Version des Informationsregisters zu erstellen und an die Behörden zu übermitteln. Eine nützliche Möglichkeit, sich den aktuellen Status der eigenen Prozesse und die damit einhergehenden Aufgaben zu vergegenwärtigen.

Deutschlands mangelnde Teilnahme am DORA-Dry Run

Zusätzlich hat der Testlauf relevante Detailfragen an die Oberfläche gebracht, die es nun intern sowie mit den Behörden zu klären gilt. Während in Österreich mehrere Hundert Betriebe an der Generalprobe teilnahmen, nutzte der Großteil des deutschen Finanzsektors mit nur 44 Mitwirkenden die Chance auf diese wertvollen Erfahrungen nicht. Dies könnte in der finalen Vorbereitungsphase einen erheblichen Nachteil bedeuten.

Mit smarter Software Outsourcingprozesse automatisieren

Das Informationsregister dient zur Übersicht über alle IKT-Dienstleistungen, die ein Finanzunternehmen von Drittanbietern bezieht. Es besteht aus fünfzehn unterschiedlichen Tabellen, die inhaltlich an zahlreichen Stellen ineinandergreifen. Bis dato setzten die meisten Unternehmen bei der Berichtserstellung auf herkömmliche Tabellenkalkulationsprogramme, die eine manuelle Befüllung der Datenfelder erfordern. Ändert sich ein bestimmtes Detail, müssen die Verantwortlichen diese an jeder Stelle einzeln ausbessern. Das Resultat: Ein enorm hoher Bearbeitungsaufwand sowie Übertragungsfehler und Inkonsistenzen. „Mit einer smarten, auf DORA spezialisierten Software lässt sich das geforderte Informationsregister auf Knopfdruck generieren“, erklärt Schmeisser. „Sind alle relevanten Informationen von Beginn an digital erfasst, ermöglicht dies die Automatisierung des gesamten Outsourcingprozesses eines Lieferanten sowie aller nachfolgenden Aktivitäten.“ Die Daten gelangen dabei automatisch aus den digitalen Akten in den vorbereiteten Bericht.

Grundlage dafür sind zum Großteil Informationen aus den bestehenden Verträgen mit den IKT-Dienstleistern. Etwa sämtliche relevanten Angaben zum Lieferanten, zur festgelegten Leistung, zu involvierten Subunternehmen u. v. m. Außerdem berechnet das System selbstständig Inhalte aus bereits bekannten Daten. Das Ergebnis ist ein stets synchronisiertes, digitales Informationsregister, das sich im vorgegebenen Datenformat exportieren und einfach mit den Behörden teilen lässt. „Dies spart wertvolle Ressourcen, erhöht die Transparenz, minimiert Risiken und sorgt für eine jederzeitige Auskunftsfähigkeit“, so Schmeisser.

Über Fabasoft DORA

Die Fabasoft Contracts GmbH bietet mit Fabasoft DORA eine standardisierte Solution für Finanzunternehmen für das DORA-konforme Management von IKT-Dienstleistern. Zu den Kernfunktionen gehören die automatisierte Erstellung erforderlicher Prüfberichte wie das Informationsregister, die KI-basierte Vertragsanalyse hinsichtlich der DORA-Regulatorik sowie die automatisierte Erstellung von Ergänzungsvereinbarungen mithilfe der Klauselbibliothek. Zusätzlich sorgen digitale Workflows inkl. direkter Einbindung von externen Partnern für die verlässliche Durchführung aller notwendigen Aktivitäten wie tourliche Prüfungen.

Weitere Informationen unter www.fabasoft.com/dora

*) Quelle: The ESAs announce timeline to collect information for the designation of critical ICT third-party service providers under the Digital Operational Resilience Act | European Banking Authority