Mayer Brown

Electronic Discovery -

Eine transatlantische Herausforderung

Frankfurt, 2. Oktober 2007 - Electronic Discovery bereitet deutschen und

europäischen Unternehmen, die mit den USA Handel betreiben, zunehmend

Kopfschmerzen. Am 25. und 26. September führte die Amerikanische

Handelskammer in Deutschland (American Chamber of Commerce in Germany, kurz

„AmCham Germany") in Kooperation mit der internationalen Anwaltskanzlei Mayer

Brown LLP und dem auf E-Discovery spezialisierten Unternehmen Kroll Ontrack zwei

Veranstaltungen in Frankfurt und Hamburg zu „Electronic Discovery - eine transatlantische

Herausforderung oder: der lange Arm der US-amerikanischen Gerichte und

Behörden” durch.

Dr. Martin Braun, auf IT, Outsourcing und Datenschutz spezialisierter Rechtsanwalt

bei Mayer Brown, zeigte die Grundzüge des amerikanischen Prozessrechts auf,

welche bei einer Electronic Discovery Anwendung finden. Er schilderte, welchen

Schwierigkeiten Unternehmen ausgesetzt sind, die auf eine Anfrage zur Herausgabe

bestimmter Daten in der Discovery-Phase eines Gerichtsverfahrens nicht vorbereitet

sind. Da mittlerweile die weit überwiegende Zahl von Unterlagen in Unternehmen in

elektronischer Form vorhanden ist, müssen auch E-mails, Dateien auf den Rechnern

der Mitarbeiter und sogar Backup-Tapes in kurzer Zeit umfassend durchgesehen

werden.

Ferner bestehen Unterschiede zwischen deutschem und amerikanischem

Rechtsverständnis: „Ich warne davor, Daten vorbeugend zu löschen, wenn Sie mit

der Einleitung eines Gerichtsverfahrens rechnen”, betonte Braun. „Durch ein so

genanntes Litigation Hold muss sichergestellt werden, dass relevante Dateien nicht

mehr gelöscht werden. Andernfalls drohen nicht nur eine Niederlage im Prozess,

sondern auch drakonische Strafen.” Auch vom Versuch, den Gegner durch eine

Masse von ungefilterten Dokumenten „zuzuschütten”, riet er dringend ab.

Reinhold Kern, bei Kroll Ontrack im Bereich elektronische Beweissicherung tätig,

demonstrierte, welche technischen Maßnahmen zur Bearbeitung der teilweise riesigen

Datenmengen sachgerecht sind. Er betonte, dass ein Unternehmen eine

Unterbrechung bzw. Beeinträchtigung seines laufenden Geschäftsbetriebes befürchten

müsse, wenn es unvorbereitet in einen Prozess gerät. Hier sei eine professionelle

Vorgehensweise unbedingt notwendig. Er schilderte die technische Seite der

Electronic Discovery und erläuterte die professionelle Erfassung und datenschutzkonforme

Extrahierung relevanter Daten zum Schutz betroffener Mitarbeiter und zur

Wahrung von Betriebsgeheimnissen, etwa durch Schwärzung relevanter

Textpassagen. Zudem riet Kern: „Arbeiten Sie nie an einem Originaldokument, denn

das könnte zum Vorwurf führen, dass an dem Dokument manipuliert wurde”.

Dr. Mark C. Hilgard, auf den Rechtsverkehr mit den USA spezialisierter Partner bei Mayer

Brown in Frankfurt, zeigte die Möglichkeiten für Unternehmen auf, entweder der

Zuständigkeit amerikanischer Gerichte, etwa durch Gerichtsstands- oder

Schiedsvereinbarungen, zu entgehen, Abwehrstrategien gegen Pre-Trial Discovery zu entwikkeln

oder diese gar für die eigenen Ziele einzusetzen. Gerade im Hinblick auf solche

Verfahren wies er auf den engen Zusammenhang zwischen der Erstellung und der

Archivierung von Mails hin. „Mindestens genauso wichtig wie die Vernichtung von Mails ist

die Frage, welche Mails überhaupt erstellt werden”, betonte Hilgard. Gerade angesichts der

neuen Entscheidung des EuGH, Mitarbeitern von Rechtsabteilungen künftig kein

Anwaltsgeheimnis mehr zuzubilligen, bestehe jetzt auch noch die Gefahr, dass interne

Vermerke der Rechtsabteilung bei einer Discovery zukünftig der Gegenseite zugänglich

gemacht werden müssten. Hilgard wörtlich: „Ich erwarte, dass sich die Kommunikation zwischen

Rechtsabteilung und Vorstand ändern wird. Ich rechne zudem mit einer zunehmenden

Einschaltung externer Anwälte, deren Kommunikation durch das anwaltliche Berufsgeheimnis

hinreichend abgesichert ist.”