Shearman & Sterling LLP: Schaffung neuer Pflichtangaben in geschäftlichen E-Mails durch das „EHUG“ und Vereinheitlichung von Informationspflichten durch das Telemediengesetz

26.02.2007

Shearman & Sterling LLP

Im Folgenden werden wesentliche Neuerungen dargestellt, die sich zum einen aus dem zum 1. Januar 2007 in Kraft getretenen „EHUG“ und zum anderen aus dem voraussichtlich am 1. März 2007 in Kraft tretenden Telemediengesetz ergeben. Pflichtangaben auch in E-Mails erforderlich Durch das Gesetz über elektronische Handelsregister und Genossenschaftsregister sowie ein Unternehmensregister („EHUG“) hat der Gesetzgeber die die Pflichtangaben auf Geschäftbriefen betreffenden §§ 37a HGB, 125 a HGB, 35a GmbHG, 80 AktG und 25 a GenG, die sich bisher nur auf „Geschäftsbriefe“ bezogen, dahingehend erweitert, dass sie nun für „Geschäftbriefe gleichviel welcher Form“ Geltung beanspruchen. Das bedeutet, dass die gesetzlich vorgeschriebenen Pflichtangaben nun bei jeglicher Art von geschäftlicher Korrespondenz, insbesondere auch in geschäftlichen E-Mails oder sonstigen elektronischen Nachrichten zu machen sind. Anderenfalls drohen die Auferlegung von Zwangsgeldern und kostenpflichtige Abmahnungen von Wettbewerbern.

Die zum 1. Januar 2007 in Kraft getretene Neuregelung gilt für alle deutschen Kaufleute und deren Angestellte. Betroffen sind der Einzelkaufmann, Personengesellschaften und Kapitalgesellschaften. Auch Zweigniederlassungen ausländischer Gesellschaften sind erfasst.

Die Pflichtangaben sind nicht nur bei solchen E-Mails mit offensichtlicher rechtlicher Bedeutung zu machen, sondern bei allen extern versandten geschäftlichen EMails. Anderes gilt nur für solche Mitteilungen oder Berichte, die im Rahmen einer bestehenden Geschäftsverbindung versandt werden und für die üblicherweise Vordrucke verwendet werden. Diese Ausnahmereglung wird nur selten einschlägig sein, da sie das kumulative Vorliegen ihrer beiden Voraussetzungen verlangt. Zu beachten ist, dass die Pflichtangaben auch bei solchen E-Mails nicht fehlen dürfen, die über einen „Blackberry“ oder ein anderes mobiles Gerät versendet werden. Die Pflichtangaben müssen immer im Text der E-Mail selbst enthalten sein, nicht ausreichend ist nach dem Gesetzeswortlaut ein Link auf ein entsprechendes Web- Impressum mit den Pflichtangaben des Unternehmens.

Die gemäß den Neuregelungen bei geschäftlichen E-Mails zu machenden Pflichtangaben entsprechen inhaltlich dem, was nach bisherigem Recht bereits in Geschäftsbriefen anzugeben war: die Firma mit Rechtsform, der Ort der Handelsniederlassung sowie das zuständige Registergericht mit Registernummer. Die gesetzlich vorgeschriebenen weiteren Pflichtinformationen hängen von der jeweiligen Rechtsform des Unternehmens ab: Die E-Mail einer OHG oder einer KG muss nach §§ 125 a Abs. 1, 177 a S. 2 HGB – wenn keine natürliche Person Gesellschafter bzw. Komplementär ist – als zusätzliche Angaben die Firmen der Gesellschafter bzw. Komplementäre und die jeweiligen Angaben für die als OHG-Gesellschafter bzw. Komplementäre fungierenden GmbHs oder Aktiengesellschaften enthalten.

Handelt es sich um eine geschäftliche E-Mail einer Aktiengesellschaft, so müssen nach § 80 Abs. 1 AktG außerdem alle Vorstandsmitglieder und der Vorsitzende des Aufsichtsrates mit den Familiennamen und mindestens einem ausgeschriebenen Vornamen aufgeführt werden, wobei der Vorstandsvorsitzende als solcher zu bezeichnen ist. Bei den geschäftlichen EMails einer GmbH müssen zusätzlich alle Geschäftsführer und, sofern es einen Aufsichtsrat gibt, dessen Vorsitzender mit dem Familiennamen und mindestens einem ausgeschriebenen Vornamen angegeben werden.

Für den Fall, dass bei einer Aktiengesellschaft oder bei einer GmbH Angaben über das Kapital der Gesellschaft gemacht werden, müssen darüber hinaus in jedem Fall das Grund- bzw. das Stammkapital aufgeführt werden und außerdem der Gesamtbetrag der noch ausstehenden Einlagen, wenn auf die Aktien der Ausgabebetrag nicht vollständig eingezahlt ist bzw. wenn nicht alle in Geld zu leistenden Einlagen eingezahlt sind. Handelt es sich um die geschäftliche E-Mail einer Genossenschaft, so sind nach § 25 a Abs. 1 GenG neben den allgemeinen Angaben alle Vorstände und – sofern vorhanden – der Aufsichtsratsvorsitzende mit Familiennamen und mindestens einem ausgeschriebenen Vornamen aufzuführen. Bei Zweigniederlassungen einer ausländischen Gesellschaft sind gemäß §§ 80 Abs. 4 AktG, 35 a Abs. 4 GmbHG neben den für deutsche Gesellschaften geltenden Vorgaben die Angabe des Registers, in dem sie geführt werden sowie die Registernummer Pflicht.

Erweiterter Adressatenkreis der Informationspflichten für Telemedien

Eine Zusammenführung und Neuregelung von in unterschiedlichen Gesetzen geregelten Informationspflichten im Zusammenhang mit "Telemediendiensten" sieht das am 18. Januar 2007 vom Bundestag beschlossene Telemediengesetz (Elektronischer-Geschäftsverkehr- Vereinheitlichungsgesetz – EIGVG) vor, das zum 1. März 2007 in Kraft treten soll.

Das Gesetz dient der Umsetzung der europäischen E-Commerce-Richtlinie 2000/31/EG und stellt den rechtlichen Rahmen für Informations- und Kommunikationsdienste dar. Da unter "Telemediendienste" alle Informations- und Kommunikationsdienste fallen, die nicht ausschließlich Telekommunikationsdienste oder Rundfunk sind und sowohl entgeltliche als auch unentgeltliche Nutzungen erfasst werden, ergibt sich ein äußerst weiter Anwendungsbereich. Dies führt dazu, dass nicht nur typische Telemediendienste wie Internetshopping den neuen Informationspflichten unterliegen, sondern sämtliche Internetauftritte und sonstige Informationsangebote mit geschäftlichem Hintergrund erfasst werden.

Die allgemeinen Informationspflichten sind dabei inhaltlich unverändert aus dem derzeitigen § 6 Teledienstegesetz (TDG) übernommen. Danach müssen für den Nutzer der Name und die ladungsfähige Anschrift des Anbieters sowie bei juristischen Personen zusätzlich die Angabe eines Vertretungsberechtigten leicht erkennbar, unmittelbar erreichbar und ständig verfügbar gehalten werden. Gleiches gilt für Angaben zu einer schnellen und unmittelbaren elektronischen Kontaktaufnahme und Kommunikation, einschließlich einer Emailadresse. Vorgeschrieben sind darüber hinaus Angaben über das Handelsregister, Vereinsregister, Partnerschaftsregister oder Genossenschaftsregister, in das die Dienste der Anbieter eingetragen sind, sowie zur entsprechenden Registernummer. Bei Diensten in Ausübung eines Berufs im Sinne der Regelungen über die Anerkennung von Hochschuldiplomen oder beruflicher Befähigungsnachweise müssen darüber hinaus die Kammer, welcher der Diensteanbieter angehört, die gesetzliche Berufsbezeichnung und der Staat, in dem die Berufsbezeichnung verliehen worden ist sowie die Bezeichnung der entsprechenden berufsrechtlichen Rege3 lungen und ein Hinweis zu deren Zugänglichkeit angegeben werden. Anzugeben sind ebenfalls etwa vorhandene Umsatzsteueridentifikationsnummern oder Wirtschaftsidentifikationsnummern nach der Abgabenordnung.

Wenn die Tätigkeit, in deren Rahmen der Dienst erbracht wird, ihrerseits einer behördlichen Zulassung bedarf, müssen zudem Angaben zur zuständigen Aufsichtsbehörde gemacht werden.

Die bisherigen gesonderten Informationspflichten im TDG und im Mediendienstestaatsvertrag (MDStV) für kommerzielle Kommunikation, welche im Wesentlichen die klare Erkennbarkeit des kommerziellen Hintergrunds betreffen, werden übernommen und im Hinblick auf so genannte "Spam"-Emails verschärft. Beim Versand kommerzieller Emails dürfen deshalb zukünftig in der Kopf- und Betreffzeile weder der Absender noch der kommerzielle Charakter der Nachricht verschleiert oder verheimlicht werden. Um Bagatellfälle, in denen Unternehmen versehentlich irreführende Angaben machen von der Regelung auszunehmen, ist hinsichtlich der Irreführung jedoch eine Absicht erforderlich.

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